金鹏讲堂│吴兵：运用“三个意识”做好企业法律风险防范工作

前言

　　我们知道，市场经济必然是法治经济，而法治经济就要求市场主体除了遵循市场规律外，还要遵循法律规则，一切都依法办事，方能形成良好的市场秩序。

　　法治是规则之治，秩序离不开规则。合同条款是当事人之间的契约规则，法律条文是公民之间的行为规则，法律还是司法机关的裁判规则、执法机关的执法规则以及行业监管部门的监管规则。违反规则就应该承担法律责任，这包括民事责任、行政责任和刑事责任，但企业违反规则的代价往往并不止于承担法律责任，随之而来的，可能还要承担很多其他负面社会评价的压力和打击，所以做好企业法律风险防范的必要性和重要性是不言自明的。

　　企业是人、财、物共同组成的组织，这里的人既包括投资者也包括企业员工，防范企业法律风险是大家共同的责任，每一位员工都不能置身事外。如我国《民法典》、《公司法》、《劳动法》等法律法规规定了公司董事、监事、高级管理人员对公司负有勤勉尽责义务及损害公司利益的赔偿责任，规定了员工因故意或重大过失造成企业损失的应承担赔偿责任，甚至把某些情形下的主要责任人和直接责任人应承担刑事责任写进了《刑法》。

　　防范企业法律风险不难，法律知识随处可见、随手可得，企业员工往往不需要经过特别的法律专业训练，只要有良好的法律意识，仅凭自身文化水平、生活经验和良好的社会意识就能在工作中为企业过滤很多法律风险。有位法学教授说过，法律不外乎是“常识、常情、常理”，换言之，法律虽是一门专业知识，但大多数法律规则都是源于现实生活的经验总结，所以，我们不能以“不懂法律”作为借口对工作中的法律风险视而不见、听之任之。

　　根据多年的法律工作经验，个人认为，我们的企业和员工只要具备了“三个意识”即证据意识、诚信意识和团队意识，就能做好企业法律风险防范工作。“证据”、“诚信”和“团队”这三个词我们经常放在嘴上说，尤其是后两个词，想必大部分人都会觉得是司空见惯、习以为常，所以很多时候也就停留在嘴上说，而没有落实在具体行动上。

　　下面就来讲一讲，如何运用“三个意识”来做好企业法律风险防范工作。

01/证据意识

　　有句俗语，口说无凭，立字为证。单纯口头所说的内容因记忆的局限性和利益变动而不具有稳定性，当在对事实是否发生、如何发生、发生时间等存在争议时，我们需要用客观证据来辨明。

　　规章制度是证据。企业制订规章制度，不能停留在管理者口头上，必须成文并公开发布，否则管理者无法运用，停留在口头的往往是潜规则，这在企业管理中是要不得的。

　　书面合同是证据。我们在菜市场买菜，一手交钱、一手交货，买定即走人，但企业在经营过程中进行投资、买卖、委托、承发包等活动应当签订书面合同。合同是确定当事人权利义务的依据，合同执行人需要依据合同约定进行履约，财务需要书面合同进行记账、收付款、开发票、报税，出现纠纷诉至法院主张权利，立案时需要合同，审判人员作裁判时也需要依据当事人之间签订的合同。

　　没有签订合同就进场施工，若是合同最终签不下来，工程进度就会卡壳，并不是所有事情都能先上车、后买票，无合同交易，得不偿失者居多。

　　写进合同的交易内容，管理者必须严格审查，诸如交易条件、交易标准、交易对价、履行顺序和时间。需要多部门相互配合才能履行的合同，必须共同审查，比如商品房的交付时间、交付标准，工程部门要审查，拟采购设备的性能标准，使用部门要审查，凡此种种。

　　付款记录是证据。企业交易的资金往来大多数应通过金融机构，付款时应备注用途，银行回单会留下记录。与同一个主体有多笔交易时，单笔付款要注明对应哪一笔交易或哪一笔款项；有借款往来时，要注明是借出借款还是偿还借款。

　　交付文件是证据。交付是履行义务的标志，比如出卖人向买受人交付货物、开发商向购房人交付商品房、出租人向承租人交付租赁房屋/商铺、承包人向发包人交付工程、承揽人向委托人交付工作成果。我们履行交付义务时，要在交付文件上如实填写交付时间、交付内容及其验收情况并让相对方盖章或其授权代表签名确认；我们受领交付时，要事先验收相对方交付的工程、货物、工作成果是否符合约定，不经仔细验收就签署交付文件，交付风险巨大。

　　书面函件是证据。当事人在合同履行过程中通常会有书面函件往来，或邮寄、或当面递交，内容有事项通知、履行催告、异议表达、同意应允等等。函件送达相对方后便成为其手中的证据材料，函件的必要性及其内容必须事先审查。在法律规定或合同约定应履行通知义务时，我们应保留发送通知的记录即送达记录，如邮政快递回单、电子邮件记录、微信聊天记录等，保护自身权利，避免法律风险；比如，保修期内出现质量问题、债务履行期届满甚至可能超出3年诉讼时效以及法律规定或合同约定应进行书面通知的事项均应及时发送发出通知。

　　法谚有云，法律不保护睡在权利上的人，一旦遇到相对方履行合同不符合约定，应及时发函提出主张，否则超过诉讼时效便在诉讼中丧失胜诉权。

能成为证据的还有录音、视频、实物、电子数据等等，证据材料形式多样，不再一一枚举。

　　要注意文件资料的完整性。文件资料要注意内容完整和形式完整。文件内容不完整的常见表现是空白部分不填写也不删划、遗漏时间未填写、遗漏人员签名。

　　以合同文件和交付文件为例

　　合同上有签名盖章但年月日是空白，就无法准确地判断合同签订和生效时间，更无法进行以合同签订和生效时间作为起点的期限计算；

　　交接确认书遗漏其中一项未填写交接情况，就无法让他人判断是否完成交接；

　　交付确认书不记录交付时间，就无法判断是按时交付还是延迟交付抑或延迟交付的时间；

　　交付确认书相对方没有盖章确认或没有其授权代表在交付文件上签名，就难以证明交付义务履行完毕。

　　我们要知道，一份文件或表格事先预留空白部分让使用者填写，必然是有用处和必要性的；有内容则填写完整、无内容应予删划，切记填写时大而化之、敷衍了事。文件形式不完整通常表现是缺页、缺附件，比如工程类合同常常有图纸或价格清单明细作为附件，用印时不能遗漏，否则极易扯皮。

　　要注意文件资料的保管。我们在办理诉讼案件过程中，时不时就会遇到找不到合同原件的情况，很是麻烦。合同用印完成后必须保留一份在档案室登记存档，尽量使用复印件，原件借还都要登记，这是管理常识。合同找不到原件，肯定是管理环节出了问题，往往都是用印完毕就不管合同原件是否交回，这样会存在很大风险隐患。

其实，证据意识就是权利保护意识，应尽量让工作上的事情完整留痕。我们要养成良好的证据意识也很简单，只要谨记两个词——规范和严谨。

　　①规范是要求既定的标准做法去完成工作，不逾距；

　　②严谨是要求细心、谨慎地去完成工作，不随意；

　　③切记凡事粗枝大叶。规范和严谨也不是一日能够做到的，需要在工作中不断学习、积累和完善，但企业员工尤其管理人员理应要求自己做到。

02/诚信意识

　　诚信，不仅是道德自律，也是法律原则。我国《民法典》第七条就规定，民事主体从事民事活动，应当遵循诚信原则，秉承诚实，恪守承诺。

　　有个说法叫“法律是最低限度的道德”。这可以理解为，一个人的行为如果符合社会上的道德自律要求，基本不会构成对法律的违背。从法律的角度来看，民事法律上的违约、欺诈行为大多跟诚信缺失相关，行政法律多将弄虚作假这一不诚信行为作为监管对象，刑事法律规制的坑蒙拐骗行为都有不诚信的影子。近些年，各类企业信用惩戒规范相继出台，一旦出现诚信污点，被惩戒企业的经营立即受到影响，到处束手束脚。可见，行为诚信是法律的共性要求、社会发展的必然趋势。

　　每个人都具有一定的诚信自律性，但在某种大环境中，人们为了博取一些利益，往往就主动失去诚信意识，法律风险敏感性也随之降低。

　　举个生活中常见的例子

　　车辆都知道应该按规定速度行驶，超速是违法行为将会被罚，但在没到超速监控摄像头的地方，车辆往往会超速行驶，节约路途行驶时间；可是一旦被移动监测设备或交警抓到，只能认罚。这就是大环境下的行为博弈。

正如车辆在道路上行驶要跟交警打交道，企业在经营过程中要跟行政机关打交道，他们或为我们提供服务，或对我们进行市场监管、行业监管。

　　土地使用权及其规划有自规部门监管，其依据是土地管理法、城乡规划法。

　　施工许可、建筑质量、资质等级有住建部门主管，其依据是建筑法、建设工程质量管理条例、建筑业企业资质管理规定。

　　安全生产有安监部门监督管理，其依据是安全生产法。

　　企业登记、市场交易、广告发布等由市监部门提供服务和管理，其依据是公司法、产品质量法、反不正当竞争法、广告法。

　　人社部门主管社保征缴、农民工工资发放、工伤认定及待遇发放，其依据是劳动法、社会保险法、工伤保险条例以及农民工工资支付保障条例。

　　还有税务、金融、环保等机关按财税金融法规、环保法规各司其职。

以上列举的法律法规在实施过程中还有相关配套法律或政策文件，数量成百上千，面对如此繁杂的法律体系，即便是专门搞法律的人也不一定能摸清所有的法律风险点，那么企业及其员工如何进行法律风险防范呢？

　　答案只有一个，树立诚信意识——不虚构事实、不弄虚作假。

政企之间或企业之间的事务往来大多数都是书面形式，如商务合作要签订书面合同，申请证照许可和办理保险理赔等需要递交书面材料，这些都会留下记录、形成档案，一旦我们提供的信息、材料不真实或是故意伪造，会留下很大隐患；轻者被行政处罚、信用惩戒，重者承担刑事责任、面临牢狱之灾。

　　举个例子

　　宣城市李某于2018年10月使用其本人社保卡为其弟弟办理住院治疗，通过医疗保险统筹基金合计报销6334.42元，被监察机关以诈骗罪提起公诉。

　　刑法上的很多犯罪都与弄虚作假有关，如诈骗罪、虚开发票/增值税专用发票罪、保险诈骗罪、生产销售伪劣产品罪、偷税逃税罪、串通投标罪、提供虚假证明文件罪、虚假出资罪、骗贷罪、重大责任事故罪等等。

　　如果单位涉嫌这些犯罪，主要责任人和直接责任人需要承担刑事责任，也就是说，企业管理人员和一线员工也不应该忽视个人职场上的刑事法律风险，树立诚信意识帮助企业进行法律风险防范也是在进行个人职业法律风险防范。

　　当然，诚信意识不是呆板、机械，因时因地因事合理、准确地运用不同策略处理工作与守诚信不相矛盾。

03/团队意识

　
　　目标、规范、协作和互补是团队的特征。

　　人体器官是团队——由五脏六腑和脑、眼、口、鼻、耳、手、足组成，各大生理系统相互协调维持生命；脑袋在开小差，耳朵会听不进他人的讲话内容；眼睛不看路，脚就会踩坑致人摔倒。就像组队打游戏一样，面对强敌，不怕神一样的对手，就怕猪一样的队友，这就是团队不协调会产生的风险。

　　企业是团队，由各职能部门、产业模块不同分工的人员相互协作才能完成企业经营目标，有的部门是脑袋，有的部门是眼口鼻手足。

　　团队意识就是一种你当我的耳朵、我当你的眼睛、他当我们的手足的协作意识。

　　企业在经营过程中会面临市场风险、政策风险、合规风险等，但这些风险最终将以法律上的后果进行呈现，所以防范企业法律风险绝不是哪一个人、哪一个部门的单独责任，是需要整个团队来密切配合进行防御。

　　比如，把控工程质量需要设计、采购、施工、工程管理等人员共同遵守既定规范，严格把关，任何一个环节有瑕疵都会导致工程质量不合格甚至引起安全事故；

　　房地产开发项目要想按时交房，需要营销、施工、采购、财务融资等部门相互配合开展工作，一个环节掉链子都可能导致无法正常交房；

　　一笔重大投资交易需要投拓、财务融资、法务、业务等部门专业人员共同配合，会经过考察调研、商务谈判、合同签约和合同履行等步骤，往往一个部门要依赖和信任其他部门提供的信息作为本部门开展工作的基础，在这个过程中，若有一个部门提供的信息不够真实、准确或完整，将可能导致整个交易失败，或若业务执行部门将合同束之高阁、不按签约内容履约，结果将会是要么损害企业利益，要么出现违约而被索赔。

　　养成团队意识需要团队成员具有主人翁精神，把团队的事情当成自己的事情记挂心间并付诸行动，在工作中要相互补位，杜绝“事不关己、高高挂起”，避免各自为政，拒当“猪队友”。以主人翁精神要求自己，以团队意识指导行为，同舟共济，就能将大部分企业法律风险消灭在萌芽状态。

　　举个反面例子

　　2008年9月15日上午10时整，雷曼兄弟公司向法院申请破产保护，消息瞬间通过电视、广播和网络传遍地球的各个角落，令人匪夷所思的是，10分钟后德国国家发展银行居然按照外汇掉期协议的交易，通过计算机自动付款系统向雷曼兄弟公司转入了3亿欧元——肉包子打狗有去无回，独立调查结果发现与该事件相关的人员有十多位，上到董事长下到操作员，其中多数知悉雷曼公司破产的消息，但几乎是每个人都开了点小差，没有在自己的环节而是依赖于他人去作出正确的处理，结果这些精英一起创造出了“德国最愚蠢的银行”。有人认为，是这家银行制度设计出了问题，否则即便工作人员开小差，钱也付不出去；但换个角度，假如其中有一个人有点主人翁精神，把这事情当作自己的事情去处理，照样不会发生这样的结果。

　　任何企业制度流程设计都可能因外部环境发生变化而出现不合时宜的地方，但是都可以通过人的主动作为进行弥补。

　“汝果欲学诗，工夫在诗外”，进行企业法律风险防范也是一样。证据意识、诚信意识以及团队意识是笔者分析众多法律风险案例发生背后的行为逻辑而总结出来的，虽不能以偏概全，但面对多如牛毛的法律条文和错综复杂的工作实践，不失为一种防范法律风险的思维方式。